Der passende Stellvertreter für die Führungskraft ist ein oft vernachlässigter Faktor. Dabei spielt er eine große Rolle, um die Entscheidungsfähigkeit des Unternehmens sicherzustellen und die Eigenverantwortung des Teams zu stärken. In der Ausgabe des März 2020 des GmbH-Chef Magazins erklärt Martin Uhl warum sich Führungskräfte nicht von anderen Führungskräften vertreten lassen sollten sondern einen Vertreter aus ihrem Team benennen sollten: Immer vertritt der Chef (Artikel anzeigen)

Ergänzend zum Artikel hier ein kurzer Leitfaden zur Einführung von Stellvertretern aus dem Team.

Den Stellvertreter auswählen

Wählen sie eine Person aus ihrem Teams aus, die sich bereits jetzt durch ihr Engagement auszeichnet und die sie sich perspektivisch in einer Führungsrolle vorstellen können.

Alternativ: Stellen sie die Frage offen an das Team und lassen sie von dem Team einen Stellvertreter für sie wählen. Dadurch erhöhen sie die Motivation des Teams und natürliche Autorität des Stellvertreters.

Besprechen sie mit dem Stellvertreter, ob er sich der Aufgabe gewachsen fühlt und was er braucht um diese ausfüllen zu können.

Einarbeitung des Stellvertreters

Nehmen sie sich die Zeit ihren Stellvertreter in alle ihre Aufgaben einzuarbeiten. Abwesenheiten erfolgen nicht immer geplant sondern können auch plötzlich und für längere Zeit eintreten. Sorgen sie damit vor, dass ihre Aufgaben erfüllt werden können.

Bilden sie mit ihrem Stellvertreter ein Führungsteam und besprechen sie wichtige Entscheidungen mit ihm. Das sorgt dafür, dass ihre ihre Überlegungen als Führungskraft besser nachvollziehen kann und bietet ihnen die Möglichkeit einer Beratung bevor sie eine Entscheidung treffen.

Übergabeprotokoll

Bei geplanten Abwesenheiten fertigen sie vor der Abwesenheit ein kurzes Übergabeprotokoll an:

  •  Routinetätigkeiten, die übernommen werden sollen
  •  Definierte Entscheidungsspielräume
  •  Anstehende Entscheidungen mit ihrer Entscheidungstendenz
  •  Themen bei denen sie um Rücksprache bzw. Abwarten bitten

Gehen sie mit ihrem Stellvertreter das Protokoll durch, damit sie das gleiche Verständnis zu den Inhalten haben.

Nach der Abwesenheit übergibt ihr Stellvertreter die Themen wieder an sie zurück. Dazu können sie auch das Protokoll, ergänzt um aktuelle Themen, benutzen.